Zeitfresser im Büro:
Warum sich eine Vorlagensoftware auszahlt

Überraschende Zeitfresser im Büroalltag

Es sind nicht immer die „Klassiker“ wie Smartphone, Social Media oder Surfen im Internet, die Unternehmen Zeit und Geld kosten. Verschiedene Studien (z.B. Statista, GfK, Censuswide) kamen in den letzten Jahren zu teilweise überraschenden Ergebnissen: Die richtigen Zeitfresser im Büro sind oft die kleinen Dinge. Wenn Arbeitsprozesse doppelt erledigt werden oder Dokumente nicht auffindbar sind, kostet das nicht nur Nerven. Die Produktivität leidet darunter, was lang- und mittelfristig auch Geld kostet.
Was sind die größten Zeitkiller im Büro? Und wie können Sie mit einer Vorlagensoftware Zeit und Kosten sparen? Hier verraten wir Ihnen einige wesentliche Ursachen.

Unübersichtliche Dokumentablage

Kaum ein Unternehmen kommt heute ohne Dokumente aus. Wussten Sie, dass Mitarbeitende täglich rund 22 Minuten damit verbringen, um nach den richtigen Dokumenten zu suchen? Inkorrekt abgelegte Dateien und falsche Bezeichnungen oder Pfade verschlingen somit fast zwei Stunden pro Arbeitswoche. Laut Studien wenden 67 Prozent der Angestellten viel Zeit mit der Suche nach den richtigen Vorlagen für Aufträge, Rechnungen oder Korrespondenzen auf. 31 Prozent der befragten Mitarbeitenden klagen über Zeitverlust, weil Dokumente nicht leicht aufzufinden sind.
Auch ist es oft schwierig, Dokumente zu teilen. Das Resultat: Büromitarbeiter basteln sich eigene Vorlagen und Fehler schleichen sich ein. Wenn komplett falsche Vorlagen und/oder mehrere Versionen ein und desselben Dokuments im Unternehmen kursieren, ist das zeitaufwändig und ärgerlich.

Mit OneOffixx gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Die zentrale Verwaltung sorgt dafür, dass alle Stammdaten und Vorlagen nur ein einziges Mal im System abgespeichert sind. Jeder Mitarbeitende hat zu jeder Zeit Zugriff auf alle ihm freigegebenen Dokumentvorlagen und Textbausteine. Aus alt mach blitzschnell neu: Updates lassen sich einfach simpel mit wenigen Mausklicks erledigen.

Zeitaufwändige Formatierung

Der Löwenanteil der täglichen Arbeit wird mit den klassischen Microsoft Office Produkten erledigt. Lassen Sie sich diese Zahlen auf der Zunge zergehen: Pro Jahr erstellt ein einzelner Mitarbeiter durchschnittlich mehr als 200 Word-Dokumente, ca. 180 Excel-Tabellen und rund 50 Präsentationen. Die meisten Angestellten verbringen somit 72 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Office-Dokumenten. Bestellungen oder Rechnungen müssen – wenn schon nicht neu abgetippt – formatiert und geändert werden. Dies kostet nicht nur Zeit, sondern ist Grundlage für zahlreiche Fehlerquellen. Inkorrektes Corporate Design, falsche Kerndaten und Flüchtigkeitsfehler sind an der Tagesordnung.

Haben Sie es einmal in Verwendung, werden Sie es nicht mehr hergeben wollen: Das OneOffixx Vorlagenmanagement-System setzt Ihre Corporate Identity 1:1 um. Zentral verwaltete Vorlagen und Textbausteine eliminieren Fehler im Vorhinein. Wiederholtes Abtippen von Angeboten, Rechnungen oder E-Mails ist ab sofort hinfällig. 

E-Mails

Im Durchschnitt schreibt jeder Mitarbeitende eine astronomische Anzahl von rund 7.000 E-Mails jährlich. Der Großteil der befragten Angestellten einer Studie aus dem Jahr 2014 würde gerne weniger Zeit mit der Bearbeitung von E-Mails verbringen. Einsparungspotential gibt es z.B. beim Auffinden von E-Mails, sowie beim Verfassen von wiederholenden Nachrichten.

Sie werden es lieben: OneOffixx für Outlook ist Ihre Lösung für einen optimierten Mailverkehr. Mit den OneOffixx Textbausteinen für Outlook (und Word) können Sie wiederkehrende Texte einfach leicht abspeichern und bei Bedarf immer wieder aufrufen. Zusätzliches Plus: Durch die zentrale Verwaltung der E-Mail Signaturen stimmt das Corporate Design bis ins kleinste Detail. Denn 7.000 E-Mails pro Mitarbeiter pro Jahr bergen ein Riesen-Potential für Ihre Produkte und Brands!

Komplizierte Technologien

Kennen Sie das Problem, wenn der Drucker wieder einmal „spinnt“ und es Ewigkeiten dauert, bis Ihre Dokumente endlich gedruckt sind? Werden Ihre Excel-Diagramme werden nicht so dargestellt wie Sie es gerne hätten? Alte, komplizierte und fehlerhafte Technologien verlangsamten nicht nur Workflows, sondern schlagen sich langfristig auch in den Kosten nieder.

Mit der passenden Technologie erhöhen Sie nicht nur die Produktivität, sondern auch den Fun-Faktor Ihrer Mitarbeitenden. OneOffixx macht selbst die komplexesten Office-Anwendungen einfach leicht bedienbar. Komplizierte Arbeitsprozesse in Excel, PowerPoint, Word oder Outlook werden so zum Kinderspiel. Mit OneOffixx zum Office Helden: Die leichte Handhabung der OneOffixx Vorlagensoftware macht Mitarbeiterschulungen großteils überflüssig, selbst bei neuen Microsoft Office Versionen.

Das Optimierungspotential im Dokumentenwesen liegt je nach Unternehmen zwischen 20 und 50 Prozent. Welches Verbesserungspotential hat Ihr Business?

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